Jak zorganizować pracę nad projektem

Źródło/link

Okres przedświąteczny i zbliżający się koniec roku skłoniły mnie do refleksji na temat planowania pracy i skutecznego prowadzenia różnych przedsięwzięć. Każdy ma jakieś projekty: organizacja wieczoru panieńskiego koleżanki, przygotowania przedświąteczne, remont mieszkania, wybór i zakup samochodu, projekty zawodowe, itp. W dzisiejszym poście kilka przemyśleń ma ten temat.

Oto mój dekalog, którego staram się trzymać przy każdym (życiowym i zawodowym) projekcie:

1. Całość zadania podziel na mniejsze części/ czynności

Każde duże zadanie składa się z mniejszych. Dzięki wyodrębnieniu poszczególnych czynności łatwiej nam będzie określić, co musimy zrobić i ile czasu dokładnie potrzebujemy.

2. Określ cel i priorytety

Priorytetem może być, np. terminowość wykonania zadania lub wysoka jakość produktu końcowego. W niektórych projektach wartością najwyższą jest nasza dobra zabawa lub doświadczenie, które możemy zyskać. Określenie celu i priorytetów pomaga w podejmowaniu decyzji w całym procesie projektowym.

3. Określ, jakich narzędzi potrzebujesz

Określenie potrzebnych narzędzi pomaga uniknąć opóźnień podczas realizacji zadania. Jeśli wiem, czego potrzebuję i zawczasu kupię/ wypożyczę potrzebne sprzęty, to nie muszę martwić się o przestoje w pracy.

4. Pomyśl, ile czasu realnie potrzebujesz na każdą czynność

Bądź ze sobą brutalnie szczery w tej kwestii. Nie chodzi, ile czasu masz, ale ile naprawdę potrzebujesz na wykonanie poszczególnych części zadania. Odpowiedź na to pytanie jest szczególnie istotna, gdy musisz określić czas realizacji zadania. Jeśli źle oszacujesz, będzie się to wiązało z bardzo trudną sytuacją "niedoczasu" i frustracji, w której niebawem  się znajdziesz :)

5. Zaplanuj rezerwę czasową 

Z reguły niedoszacowuję swoich projektów. Zdarza się, że jakiś etap pracy zajmuje więcej niż pierwotnie przewidziałam, dlatego bufor czasowy jest tak ważny. Powienien on wynosić dodatkowe 20-30% czasu. Jeśli nie mamy pewności, ile dana czynność zajmie, warto przyjąć jeszcze większy zapas.

Źródło/link

6. Stwórz harmonogram pracy

W harmonogramie powinny się znaleźć informacje co i w jakim terminie chcemy zrobić. Dzięki wcześniejszemu określeniu potrzebnego czasu jesteśmy w stanie precyzyjnie wpasować poszczególne etapy realizacji projektu w nasz plan dnia, tygodnia, miesiąca. 

7. Zleć część zadań innym

Nie bój się korzystać z pomocy/ usług innych. Jeśli jest mało czasu to realizacja zadania w kilka osób może okazać się doskonałą taktyką. 

8. Monitoruj postępy prac

Dzięki monitorowaniu postępów prac zyskasz większą kontrolę nad projektem oraz wiedzę, czy wszystko idzie zgodnie z planem. W razie opóźnień jesteś w stanie zawczasu reagować i na bieżąco korygować harmonogram.

9. Bądź zdyscyplinowany i wyciągaj wnioski

Jesli poniesiesz porażkę, nie martw się nią, ale wyciągnij wnioski. W ten sposób każdy proces projektowy będzie kształcący, a Twoja wiedza na ten temat będzie rosła.

10. Dbaj o siebie

Doświadczyłam, że jest to szczególnie istotne przy intensywnych, długoterminowych projektach. Brak snu i przerw, złe odżywianie, za mała ilość wody nie tylko męczą, ale mogą odbić się na zdrowiu.